Nakon vašeg obraćanja instituciji na bilo kom od jezika koji su u službenoj upotrebi, (lično, telefonom, običnom ili elektronskom poštom), saradnici u Stručnoj službi Pokrajinskog zaštitnika građana - ombudsmana utvrdiće da li je postupanje po pritužbi u nadležnosti Pokrajinskog zaštitnika građana - ombudsmana, i da li je pritužba podneta u roku od jedne godine od dana učinjene povrede, nepravilnosti ili od donošenja poslednjeg akta u spornoj stvari.

Ukoliko su ispunjeni uslovi, formira se predmet, a podnosilac se u roku od 30 dana obaveštava o delovodnom broju pritužbe i radnjama koje će ombudsman preduzeti.

Nakon prijema pritužbe, Pokrajinski zaštitnik građana - ombudsman se obraća organu na čiji rad se pritužba odnosi, zahtevajući od organa da se izjasni o navodima iz pritužbe i o preduzetim radnjama.

Ako se utvrdi da je organ imao propusta i nepravilnosti u radu, Pokrajinski zaštitnik građana - ombudsman će to konstatovati, a organu uputiti mišljenje, predlog ili preporuku o tome na koji način da otkloni nepravilnost u radu, odnosno njene posledice.

Ukoliko predmet vašeg obraćanja nije u nadležnosti Pokrajinskog zaštitnika građana - ombudsmana ili je zastareo, pritužba će se odbaciti, a vi ćete dobiti pravni savet o drugim mogućnostima za ostvarivanje zaštite prava.

Svi postupci u ombudsmanu su besplatni i vode se kao poverljivi.